Дубликат трудовой книжки: сложные вопросы оформления. Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации Прием на работу по дубликату трудовой книжки

Содержание
  1. Порядок предоставления копии трудовой книжки сотруднику компании
  2. Заявление, причем только письменное
  3. «Копия верна»
  4. Дайте трудовую книжку!
  5. Как правильно заверить копию трудовой книжки
  6. В каких случаях выдают дубликат трудовой книжки
  7. Основные сведения
  8. Потеря книжки работником
  9. Какие бумаги нужно подготовить?
  10. Потеря книжки работодателем
  11. Выдача дубликата книжки, если запись недействительна
  12. В каком случае на трудовой книжке пишут «дубликат»?
  13. Выдача дубликата книжки при условии переименования предприятия
  14. Как оформить дубликат трудовой книжки – НалогОбзор.Инфо
  15. Утеря книжки сотрудником
  16. Титульный лист
  17. Сведения о работе
  18. Массовая утеря книжек работодателем
  19. Как правильно оформить дубликат трудовой книжки образец
  20. В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки?
  21. Кто оформляет дубликат трудовой книжки?
  22. Документы для правильного оформления дубликата
  23. Как получить информацию о работе в организации, которая ликвидирована?
  24. Как правильно оформить дубликат трудовой книжки?
  25. Можно ли сменить трудовую книжку при наличии в ней ошибок?
  26. Если не хватает справок

Порядок предоставления копии трудовой книжки сотруднику компании

Дубликат трудовой книжки: сложные вопросы оформления. Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации Прием на работу по дубликату трудовой книжки

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, выдача копии трудовой книги должна осуществляться работодателем по первому требованию работника.

Заявление, причем только письменное

Согласно трудовому законодательству РФ, выдача документа осуществляется на основании обращения работника к руководителю организации с письменным заявлением на выдачу копии трудовой книжки.

В нем указывается, для чего нужна работнику копия документа и куда она должна быть представлена, ставится дата, расписывается заявитель.

В законодательстве четко не оговаривается форма письменного запроса о выдаче дубликата трудовой книжки. На многих предприятиях кадровые службы разрабатывают бланк и порядок подачи запроса самостоятельно.

Если единой формы такого обращения в организации нет, то оно составляется произвольно. Вот пример:

⇓Скачать образец заявления

Потом работник отдела кадров тоже ставит дату получения и роспись. Это делается с целью соблюдения законодательного требования об указанном сроке выдачи документа.

Затем руководителем подписывается приказ о выдаче копии, основываясь на причинах запроса. Заверенная копия приказа вручается заявителю после его регистрации.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение этого приказа обычно возлагается на работника отдела кадров или бухгалтерии.

После получения заявления от сотрудника работодатель должен удовлетворить его просьбу в течение трех дней. Это регламентируется нормативно.

«Копия верна»

Копию можно выполнить на ксероксе, также разрешается отсканировать, а потом распечатать или просто напечатать на компьютере вручную, но в таком размере, в каком оригинал.

Трудовая книжка может копироваться полностью или частично (лишь затребованные листы). Но в том и в другом случае обязательно наличие копии титульной странички. А также обязательно нужно указывать, где хранится подлинник (название фирмы, номер дела, дату).

На всех скопированных листах ставится отметка «Копия верна». А на последней страничке работодатель делает запись о том, что сотрудник в настоящее время работает в данной организации.

Листы нумеруются, прошиваются, на месте прошивки ставиться печать, подпись ответственного лица, указывается количество страниц. Затем на каждой странице руководитель организации ставит свою подпись, ее расшифровку (имя, фамилию, отчество), пост, который он занимает в компании. Печать ставится так, чтобы она частично охватывала текст, но позволяла его прочитать.

В зависимости от места требования, дубликат трудовой может иметь разные периоды действия:

  • для визы — три месяца со дня выдачи;
  • ПФР, органы соцзащиты, банки – один месяц.

Однако ряд финансовых организаций ограничивают этот срок до 14, или до 3–5 дней.

Оформленный нотариально, документ не имеет ограничительного периода — если после ее выдачи в оригинале не появились новые записи о работе гражданина.

В любом случае, чтобы избежать излишних трат времени и финансов, необходимо уточнять в организации, требующей предоставления копии, каким образом она должна быть оформлена, и каков период ее действия.

Дайте трудовую книжку!

Трудовая книжка может пригодиться работнику в следующих случаях:

  • если работник обратился в банк за кредитом;
  • при подаче прошения на получение загранпаспорта, визы;
  • при оформлении ипотеки на покупку жилья, пособий на услуги по ЖКХ;
  • при усыновлении ребенка;
  • в ПФР: при оформлении пенсии необходимы сведения о периодах работы клиента. Требовать оригинал документа работники фонда не имеют права – достаточно принести копию, оформленную должным образом;
  • при гражданских и судебных разбирательствах;
  • для восстановления утерянного оригинала;
  • при оформлении на работу по совместительству;
  • для составления резюме при поиске новой работы;
  • при прочих юридических и финансовых процедурах, требующих подтверждения стажа работника и состояния трудовой деятельности.

Сама трудовая книжка становится доступной для работника только в случае его увольнения. До этого она должна находиться в отделе кадров учреждения.

Работодатель же обязан выдать сотруднику заверенный директором организации дубликат трудовой книжки в трехдневный срок с момента запроса (подачи заявления). Но, например, чтобы оформить займ онлайн, в большинстве МФО на сайте Кредитометр, вам понадобится только паспорт.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Чтобы уменьшить вероятность подделки ксерокопии трудовой книги для банка, разработаны правила ее заверения.

Обязательно соблюдение следующих моментов:

  • трудовая книжка копируется начиная с первой страницы (титул), где записаны Ф. И. О владельца, дата его рождения, число заведения, подпись работника;
  • на последнем листе обозначается текущее место трудоустройства (должность, дата, когда человек на нее заступил);
  • на всех страницах обязательна печать компании и запись: «Верно»;
  • на последнем листе указывается Ф. И. О, подпись, должность сотрудника, от кого получена эта копия запрашиваемой трудовой книжки;
  • ставится дата заверения, от которой в дальнейшем ведется расчет срока.

Источник: https://creditometr.online/documents/kopiya-trudovoy-knizhki

В каких случаях выдают дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки: сложные вопросы оформления. Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации Прием на работу по дубликату трудовой книжки

Нередко возникает ситуация, при которой работнику необходимо выдать дубликат трудовой книжки. Такое случается, если документ утерян либо пришел в негодность. Процесс выдачи дубликата должен осуществиться в соответствии с трудовым законодательством. Кадровик обязан знать, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки, и как он оформляется.

Основные сведения

Порядок ведения и хранения трудовых книжек описан в Правилах и в Инструкции по заполнению. В этих же нормативных актах перечислены те случаи, в которых необходимо выдать дубликат этого документа.

Сотрудники отдела кадров вправе оформить и выдать дубликат трудовой книжки, если:

  • она была утеряна владельцем или работодателем;
  • в ней есть запись о переводе на новое место или об увольнении, которая признана недействительной;
  • она непригодна к дальнейшему использованию (сильно испачкана, обгоревшая, порвана и т. д.).

В процессе выдачи дубликата документа сверху в правом углу на титульной странице кадровик ставит пометку: «Дубликат». В этом же самом месте, но на старой трудовой книжке, записывают: «Взамен выдан дубликат». Под этой надписью указывают серию и номер нового документа в соответствии с пунктом 1.2 Инструкции.

Потеря книжки работником

Трудовую книжку выдают работнику лишь в день его увольнения с текущего места работы. Во всех остальных случаях он обязан выдать подчиненному копию этого документа или выписку из нее. Выдача происходит по заявлению работника в течение трех дней. Оригинал трудовой книжки выдавать сотрудникам запрещено.

Но иногда возникает необходимость предоставить трудовую в Пенсионный фонд. При этом владелец документа может продолжать официально работать. Согласно трудовому законодательству, в этот государственный орган принимаются только оригиналы всех необходимых документов, кроме трудовой книжки, но иногда может потребоваться и она.

Кадровик может выдать трудовую под расписку ее владельцу, но с сотрудника кадровой службы ответственность за нее не снимается.

Если владелец теряет данный документ, то в течение 15 дней работодатель должен подготовить все необходимые бумаги и оформить новую трудовую.

В свою очередь работник обязан незамедлительно написать заявление о потере им документа, в которой он как можно подробнее описывает обстоятельства, при которых ее потерял, и изъявляет просьбу о выдаче новой.

Поэтому в некоторых случаях кадровики считают рациональным выходом самостоятельно относить трудовые в Пенсионный фонд.

Если в потерянной книжке были сведения о других организациях, в которых работал ее владелец, то при внесении информации в графу «Сведения о работе» сначала записывают данные о непрерывном или общем стаже, которые необходимо подтвердить документально. Кадровики записывают суммарный стаж, указав количество лет, месяцев и дней трудовой деятельности в общем. Названия организаций или должностей сотрудника не вносятся.

После этих сведений записывается расшифровка предыдущей записи по периодам трудовой деятельности. Все записи вносятся так же, как и при обычном оформлении на работу/увольнении с работы на основании предоставленных документов.

Если работника перевели с одной постоянной работы на другую в пределах одного предприятия, это также упоминается. В некоторых случаях полные сведения о приеме на работу и увольнении могут отсутствовать.

Тогда необходимо записать те данные, которые имеются и подтверждены документально.

Какие бумаги нужно подготовить?

Список необходимых документов для оформления дубликата трудовой книжки не определен законодательством. Среди них могут быть копии приказов или справки, выданные на предыдущих местах работы. Согласно Инструкции, каждый работодатель обязан содействовать бывшим работникам в получении необходимых документов для подтверждения стажа работы.

Иногда возникает вопрос, как выдать дубликат трудовой книжки, используя форму СЗВК-4.

Каждый работник, являющийся членом программы пенсионного страхования, каждый год представляет в соответственный территориальный орган информацию о своем трудовом стаже.

Эти данные основаны на приказах и других документах, которые подтверждают условия трудовой деятельности человека. Таким образом, работник может получить дубликат трудовой книжки, при этом в ней не нужно указывать предыдущие места работы.

Потеря книжки работодателем

Чаще всего утрата трудовых книжек происходит массово, в результате различных чрезвычайных ситуаций, например, по причине экологической катастрофы, стихийных бедствий и т.д.

В Правилах ведения трудовых рассмотрен данный вопрос.

Согласно этому нормативному акту, трудовой стаж сотрудников предприятия устанавливает специальная комиссия, которая состоит из членов, назначенных органами исполнительной власти.

В состав комиссии могут быть включены представители работодателей или уполномоченных работниками органов, например, члены профсоюзов. Чтобы установить факт работы каждого отдельного человека на том или ином предприятии, а также периоды трудовой деятельности, необходимо собрать все имеющиеся документы, которые могут это подтвердить. Такими документами могут быть:

  • профсоюзные билеты и карточки;
  • расчетные книжки;
  • различные справки, найденные трудовые договоры.

Если эти документы отсутствуют, то для восстановления трудовой книжки и выдачи ее дубликата будет достаточно показаний двух или более свидетелей, которые знают данного сотрудника и работали у одного работодателя либо в одной системе.

В том случае, если человек уже работал у работодателя, у которого были утеряны книжки, этот факт должен также быть подтвержден комиссией на основании документов и показаний. После рассмотрения дела члены комиссии составляют акт, где указаны все установленные периоды трудовой деятельности работника, продолжительность стажа и профессия.

Как только акт будет составлен, работодатель на его основании выдает владельцу утерянной трудовой книжки ее дубликат. Следует отметить, что в Правилах ведения книжек рассматривается лишь массовая утрата. Поскольку все трудовые книжки должны храниться в специальном сейфе, то единичные случаи потери книжек теоретически невозможны, если работодатель не нарушает законодательство.

Выдача дубликата книжки, если запись недействительна

Если сотрудник отдела кадров допустил ошибку при внесении записи о работе в трудовой книжке, то принимается одно из двух решений. Можно внести новую запись под следующим порядковым номером, которая отменит действительность предыдущей. Другой вариант – выдать дубликат, оформленный заново.

Еще в старой Инструкции, утвержденной в 1974 году, которая регулировала порядок ведения и хранения трудовых книжек, четко определяла порядок, по которому выдавались дубликаты. Работник должен был подать работодателю свое письменное заявление о выдаче дубликата трудовой. Нередко это происходило по причине неправильного внесения записи об увольнении либо переводе на другое предприятие.

Работодатель, у которого человек работал в последний раз, выписывал дубликат. Какие-либо документы для подтверждения трудового стажа, который предшествовал до поступления в текущую организацию, не были необходимы. Поэтому все записи, которые были в данной трудовой книжке, кроме последней, содержащей ошибку, переписывались по порядку.

Согласно старым правилам, кроме дубликата работник получал и старую трудовую, с ошибкой. Эта вторая трудовая необходима была для передачи в орган соцобеспечения для последующего документального подтверждения того факта, что работник имеет трудовой стаж, указанный в действующем дубликате, но не подтвержденный.

Ныне действующие Правила не сильно отличаются от указанных выше, но имеют свои особенности.

Во время процедуры оформления работник в первую очередь подает своему работодателю заявление о том, что запись о переводе или увольнении в трудовой книжке содержит ошибку.

Этот работодатель дает задачу в отдел кадров оформить дубликат трудовой, куда необходимо перенести все ранее произведенные в первой книжке записи. Последний шаг – оформление дубликата и его выдача владельцу.

В каком случае на трудовой книжке пишут «дубликат»?

Не смотря на то, по какой причине выдается дубликат, эта запись делается всегда. Нужно помнить, что хотя в Правилах цель возврата книжки и не указывается, она все еще остается подтверждающим документом трудового стажа ее владельца.

Любое несоответствие между записями в первой книжке и в дубликате является поводом для сомнения в законности обеих, пока не докажут, какая из них оформлена правильно.

Поэтому сотрудники отдела кадров должны внимательно вносить все сведения из одной книжки в другую.

Как показывает многолетняя практика, исправление записей в трудовой книжке крайне нежелательно, особенно если дело касается заполнения ее дубликата.

Причем дубликат должен полностью соответствовать первой книжке, даже в мелких орфографических ошибках и исправлениях.

Чаще всего их допускают из-за незнания норм, предусмотренных законодательством, или Правил ведения (как необходимо сокращать длинные названия организаций, должностей, в каких случая сокращения не допустимы и т.д.).

Кадровик предприятия, в котором оформляется дубликат трудовой книжки, вправе исправить неточность в записи, допущенной в первоначальном документе другим работодателем. Это предусмотрено пунктом 27 Правил.

Среди ошибок, которые может исправить этот сотрудник отдела кадров, могут быть ссылки на какую-либо статью Трудового кодекса (описка в названии либо его отсутствие), а также недостающие или лишние сокращения.

Исправление осуществляется признанием записи недействительной и заменой правильной формулировкой при оформлении дубликата трудовой книжки.

Выдача дубликата книжки при условии переименования предприятия

Инструкция по заполнению книжек включает пункт 7.1, согласно которому после того, как работодатель укажет на титульном листе документа сведения о работнике, он должен подписать его, а затем поставить печать предприятия.

Но бывают случаи, когда организация, в которой в последний раз работал человек, сменила свое название, и одновременно печать. Причем каждое мелкое изменение в названии и печати является существенным.

Если такое случилось, что на текущем месте работы сотрудник отдела кадров обязан поставить новый оттиск печати на титульной странице, поскольку на этом предприятии выдан дубликат.

Каждый раздел дубликата кадровики осуществляют согласно правилам, изложенным в Инструкции, а именно в пункте 7.2. В третью графу «Сведения о работе» вносится полное название организации, которое существовало в тот момент, когда пришел сотрудник. Например, компания в то время имела следующее название: Общество с ограниченной ответственностью «Макро» (сокращенно ООО «Макро»).

После того, как был заключен договор с организацией ООО «Макро», предприятие поменяло название на Общество с ограниченной ответственностью «Макро-Консалтинг».

В результате во всех трудовых книжках компании необходимо указать новое название (внести запись под следующим номером либо оформить их дубликаты).

Если же сама книжка является дубликатом и при этом первая на это предприятии, то в отделе кадров ставят печать ООО «Макро-Консалтинг» вместо ООО «Макро» на титульной странице.

Все последующие записи относительно переименования должны быть заверены работником, ответственным за введение и хранение книжек, а также печатью предприятия. Подобные ситуации возникают периодически.

Например, человек работал в компании в течение трех лет, с 2008 по 2011. В этот отрезок времени он обратился к начальству с просьбой выдать ему дубликат потерянной либо испорченной трудовой книжки.

После получения дубликата название компании могло измениться, в результате чего работодателю придется переоформлять данный документ.

Источник: https://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/v-kakix-sluchayax-vydayut-dublikat-trudovoj-knizhki.html

Как оформить дубликат трудовой книжки – НалогОбзор.Инфо

Дубликат трудовой книжки: сложные вопросы оформления. Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации Прием на работу по дубликату трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:

  • его трудовая книжка утеряна;
  • его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
  • в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Утеря книжки сотрудником

Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Оформляя дубликат трудовой книжки, внесите в него следующие сведения:

  • об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
  • сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Пример оформления дубликата трудовой книжки

Бывшая сотрудница организации Е.В. Иванова потеряла трудовую книжку. На новую работу она еще не устроилась, поэтому за оформлением дубликата обратилась к прежнему работодателю (заявление).

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, оформил дубликат трудовой книжки.

Ситуация: что делать, если сотрудник представил документы, в которых не хватает сведений о стаже его работы?

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат внесите только имеющиеся сведения (п.

 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Стаж работы может быть подтвержден выписками из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п.

Ситуация: какими документами помимо трудовой книжки гражданин может подтвердить стаж для назначения пенсии? В дубликате трудовой книжки указаны не все места его работы.

Основным документом, подтверждающим трудовой стаж человека, является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ).

Если сотруднику оформлялся дубликат трудовой книжки, в него могли быть внесены не все сведения о местах и продолжительности работы сотрудника. Например, если на момент оформления дубликата сотрудник не представил какие-либо документы.

Задним числом вносить в трудовую книжку сотрудника записи о предыдущих местах его работы работодатели не вправе. Поэтому сведения в дубликате трудовой книжки могут быть неполными. Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.

2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если сведения в дубликате трудовой книжки неполные, трудовой стаж для назначения пенсии сотрудник сможет подтвердить следующими документами:

  • письменные экземпляры трудовых договоров;
  • трудовые книжки колхозников;
  • справки, выдаваемые работодателями;
  • ведомости на выдачу зарплаты.

Такой перечень установлен пунктом 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015.

Титульный лист

Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. Вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

Сведения о работе

Далее в разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должности сотрудника.

После этого общий и непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы.

В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.

Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

После того как раздел «Сведения о работе» заполнен, внизу на листе свои подписи должны поставить сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, и владелец трудовой книжки. Записи заверяются печатью организации (кадровой службы, если у нее есть своя печать).

Порядок и особенности заполнения дубликата трудовой книжки приведены в разделе III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и разделе 7 Инcтрукции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Совет: акционерные общества и ООО вправе не применять печать. Но пока от печатей лучше не отказываться. Объяснение такое.

7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ. Статьями 2 и 6 данного закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати общество отражает в уставе.

В то же время продолжают действовать пункты 2.2, 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69) и пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Эти подзаконные акты предусматривают, что запись на титульном листе и записи об увольнении нужно заверять печатью.

Об этом напомнил Роструд в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1.

Во избежание споров рекомендуем продолжать использовать печать при ведении трудовых книжек.

Еще один момент. Чтобы отказаться от печатей, обязательно внести изменения в устав своей организации.

Массовая утеря книжек работодателем

При массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (например, экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия) трудовой стаж сотрудников устанавливается комиссией.

Комиссия по установлению стажа создается органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов, а также других заинтересованных организаций.

Факт работы, сведения о профессии (должности), периоды работы комиссия определяет на основании документов, имеющихся у сотрудников (например, справки, профсоюзный билет, расчетная книжка и т. п.).

При этом комиссия должна оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его работы у других работодателей. При отсутствии документов сведения о трудовом стаже могут устанавливаться на основании показаний двух и более свидетелей.

По результатам работы комиссия составляет акт, в котором указывает периоды работы, должность, продолжительность трудового стажа сотрудника. На основании акта работодатель выдает сотруднику дубликат трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки оформите по общим правилам.

Такой порядок установлен пунктом 34 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Аналогичные разъяснения в отношении восстановления трудовых книжек, утраченных в результате пожаров в июле–августе 2010 года, приведены в письме Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/kadrovyj_uchet/trudovaja_knizhka/v_kakikh_sluchajakh_nuzhno_oformit_dublikat_trudovoj_knizhki/119-1-0-1805

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки образец

Дубликат трудовой книжки: сложные вопросы оформления. Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации Прием на работу по дубликату трудовой книжки

В нашей непростой и насыщенной событиями жизни иногда происходят ситуации, когда возникает необходимость оформления дубликата трудовой книжки. Чтобы с честью пройти все бюрократические препоны и не «блуждать впотьмах», давайте все разложим по полочкам и научимся делать это правильно. Итак, в каких случаях и как сделать дубликат трудовой книжки.

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки?

Копия выдается, если:

  • сам документ или вкладыш к нему потеряны самим собственникам данного документа, либо работодателем, возможно утеря произошла в результате ситуации чрезвычайного характера (войн, наводнений, пожаров и т.д.)
  • документ или вкладыш пришли в состояния, непригодное для использования: обгорели, запачкались, порвались
  • записи были признаны недействительными
  • произошло восстановление сотрудника в должности вследствие вынесения оправдательного приговора по уголовному делу

Кто оформляет дубликат трудовой книжки?

Оформляется дубликат трудовой книжки на последнем места работы, где произошло увольнение. Предыдущий работодатель выдает данный документ, независимо от того. как давно данный гражданин уволился из его организации. (п. 31 Правил, утвержденных Постановление правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г.).

Образец оформления дубликата Образец оформления титульного листа трудовой книжки

Нынешний работодатель может оказать сотруднику помощь в сборе информации путем направления запросов. Оформлять же его он обязан только по новому документу.

Документы для правильного оформления дубликата

Вам понадобятся, во-первых, заявление гражданина, написанное в свободной форме. Во-вторых, информация о предыдущем месте работы. Она может быть отражена в следующих документах:

  • справки с прежних мест работы.
  • справки о периоде работы в организациях, прошедших ликвидацию, выданные архивными службами.
  • письменные экземпляры  договоров с прежней работы.
  • лицевые счета (форма № т-54, № т-54а).
  • выписки из судебных решений, подтверждающие периоды трудовой деятельности в «исчезнувших» организациях.
  • сам документ, пришедший в негодность.
  • справки из пенсионного фонда (если понадобятся).

Образец внесения общего стажа в трудовую книжку

Как получить информацию о работе в организации, которая ликвидирована?

Это можно сделать с помощь обращения в архивные службы, где хранится документация организации, прошедшей ликвидацию.

Если же такие сведения в архивной организации отсутствую, вам придется подать иск в судебные органы для восстановления срока работы в «исчезнувшей» организации.

Для положительного судебного решения, помимо иска, предоставляются минимум два свидетеля, которые подтвердят ваш трудовой стаж в обозначенной организации и документы, в которых хотя бы косвенно подтверждался факт вашей работы.

Если же фирма была реорганизована, тогда необходимые письменные подтверждения вам обязан предоставить правопреемник юридического лица.

Дубликат, согласно п. 31 Правил, утвержденных Постановление правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г., выдается сотруднику в течение 15 дней с момента поступления письменного заявления. Поэтому, прежде, чем подавать данное заявление, требуется собрать необходимые справки для восстановления полной информации.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки?

  1. Заполнение титульного листа стандартное для любого вида документа. Единственное отличие – вверху справа пишется слово «Дубликат». На оригинале, если он не утерян, а испорчен, вверху делается запись «Взамен выдан дубликат» с указанием серии и номера нового документа.
  2. На следующее странице идет запись о полном стаже гражданина до периода работы в организации, выдающей копию. Данная информация располагается в первой строке графы 3 «Сведения о работе». Остальные графы остаются пустыми.
  3. Затем перечисляются все места работы, справки с которых предоставлены, в соответствии с датами. Эти записи вносятся так же, как и при оформлении обычной трудовой книжки.
  4. В конце вписываются сведения о периоде работы в фирме, оформляющей данный дубликат.

    Запись вносится на основе документов отдела кадров этой фирмы.

  5. В конце пишется ФИО и должность лица, оформлявшего дубликат, и все заверяется печатью.
  6. Документы, предоставленные гражданином для восстановления сроков работы в различных организациях, возвращаются владельцу.

    Работодатель, оформивший дубликат трудовой книжки, оставляет себе копии данных документов, предварительно заверив их своей печатью.

Образец заполнения раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки

Можно ли сменить трудовую книжку при наличии в ней ошибок?

Ошибки в документе не являются поводом для его замены и оформлении дубликата. Ошибки исправляет тот, кто их совершил.

Гражданин обращается в соответствующую организацию, которая исправляет допущенные ошибки и неточности.

Единственное, что имеет право сделать новый работодатель, это внести недостающие реквизиты предприятия исходя из предоставленных документов (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Отсутствие печати при записи об увольнении с прежнего предприятия, устраняется таким же образом. Это не может сделать нынешний работодатель. Работнику необходимо обратиться на предыдущее место работы для устранения недочетов.

Если не хватает справок

Внесение записи в дубликат трудовой книжки возможно только на основании письменных сведений с предыдущих мест работы. Если данные сведения предоставлены не были, то и запись, соответственно, не будет внесена.

Процесс восстановления сведений и получения дубликата трудовой книжки не сложный, но хлопотный. Имея минимальные сведения, вы без особого труда с ней справитесь. Однако, лучше все же аккуратно и бережно обращаться с документами, чтобы не создавать подобной ситуации.

Источник: https://ktovdele.ru/dublikat-trudovoj-knzhki.html

Все по закону
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: