Тайм-менеджмент: управление временем. Тайм-менеджмент: как научиться управлять своим временем

Содержание
  1. 20 эффективных техник тайм-менеджмента
  2. 2. Правило трёх
  3. 3. Способ 10 минут
  4. 4. Pomodoro
  5. 5. Метод 90/30
  6. 6. Метод 52/17
  7. 7. Поедание лягушек
  8. 8. Временные блоки
  9. 9. GTD
  10. 10. ZTD
  11. 11. Канбан
  12. 12. Правило двух минут
  13. 13. Zero Inbox
  14. 14. Fresh or Fried
  15. 15. Метод айсберга
  16. 16. Автофокус
  17. 17. Матрица Эйзенхауэра
  18. 18. Метод 4D
  19. 19. Хронометраж
  20. 20. Метод Тима Феррисса
  21. Тайм-менеджмент: как управлять временем
  22. Небольшой экскурс в историю
  23. Преимущества и недостатки
  24. Недостатки метода:
  25. Виды
  26. Основные понятия
  27. Задачи
  28. Как управлять?
  29. Правила тайм-менеджмента
  30. Вот несколько рекомендаций:
  31. Мифы тайм-менеджмента
  32. Что ещё почитать про Time Management?
  33. Резюме
  34. Тайм-менеджмент: как научиться управлять своим временем?
  35. Что такое тайм-менеджмент
  36. Когда тайм-менеджмент бесполезен
  37. Как управлять временем
  38. Планируйте: ставьте цели и задачи
  39. Расставляйте приоритеты
  40. Метод ABC
  41. Матрица Эйзенхауэра
  42. Выполняйте задачи
  43. Оценивайте результат
  44. Отдыхайте
  45. Не забывайте о важном
  46. Тайм-менеджмент: 21 совет как эффективно управлять своим временем
  47. 21 совет по управлению временем
  48. 1. Главное внимание главным вещам
  49. 2. Научитесь говорить «нет»
  50. 3. Уделяйте сну, по крайней мере, 7-8 часов
  51. 4. Полностью сконцентрируйтесь на поставленной задаче
  52. 5. Начните раньше
  53. 6. Не отвлекайтесь на второстепенные детали
  54. 7. Превращайте в привычку регулярные задачи
  55. 8. Контролируйте количество времени, потраченное на ТВ / Интернет / игры
  56. 9. Определяйте временной лимит для каждой задачи
  57. 10. Оставляйте временной зазор между задачами
  58. 11. Не думайте о тотальности списка ваших дел
  59. 12. Физические упражнения и питание
  60. 13. Делайте меньше
  61. 14. Используйте выходные, но не переусердствуйте
  62. 15. Систематизируйте процесс
  63. 16. Заполняйте свободное время
  64. 17. Изолируйтесь
  65. 18. Придерживайтесь плана действий
  66. 19. Связанные задачи выполняйте вместе
  67. 20. Находите время для тишины
  68. 21. Исключайте несущественное
  69. И последний совет (очень важный)

20 эффективных техник тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент: управление временем. Тайм-менеджмент: как научиться управлять своим временем
AndreyPopov / Depositphotos.com

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

2. Правило трёх

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

3. Способ 10 минут

У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Скажите себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.

4. Pomodoro

alessandrozocc / Depositphotos.com

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

5. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями нейрофизиолога Натана Клейтмана.

6. Метод 52/17

Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете.

Согласно эксперименту , проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления.

Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.

7. Поедание лягушек

Метод придумал мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело — «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.

8. Временные блоки

Viviamo / Depositphotos.com

У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности.

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

  1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
  2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
  3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
  4. Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

10. ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

  1. Собирайте всю информацию в Inbox.
  2. Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
  3. Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
  4. Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
  5. Создавайте простые короткие списки дел.
  6. Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
  7. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
  8. Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
  9. Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
  10. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

11. Канбан

comzeal / Depositphotos.com

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

12. Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

13. Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча записей. Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное.

Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить.

Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

14. Fresh or Fried

Fresh or Fried переводится как «Свежий или жареный». Эта философия создана блогером Стефани Ли. Согласно ей, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». А значит, вы должны определить время своего пика продуктивности и успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот как это работает.

  1. В конце дня, когда вы уже устали, уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра.
  2. Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh. Туда же отправляются дела, которые вы не любите — те самые «лягушки». Их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы.
  3. Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Они будут меньше загружать вам мозг.
  4. На следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый.

Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.

15. Метод айсберга

Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию на потом. Работает он так: вы сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий — как вам удобно.

Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.

16. Автофокус

«Автофокус» изобрёл эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям, которым тяжело следовать GTD.

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

17. Матрица Эйзенхауэра

Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

18. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

  • Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
  • Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
  • Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
  • Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

19. Хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой.

Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский.

Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на и в играх.

Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь, узнаете в лицо своих «хронофагов» и сделаете выводы.

Может, вам нужно меньше смотреть забавные видосики, или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг — телефонные звонки.

20. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Источник: https://Lifehacker.ru/texniki-tajm-menedzhmenta/

Тайм-менеджмент: как управлять временем

Тайм-менеджмент: управление временем. Тайм-менеджмент: как научиться управлять своим временем

Помните сказу о потерянном времени Евгения Шварца? Один из героев в исполнении Георгия Вицина рассказывает Пете Зубову, что может случиться, если тратить время впустую.

Так вот, тайм менеджмент – это волшебная «пилюля», а точнее эффективная техника управления временем. Time Management с английского так и переводится. Да, напрямую воздействовать на четвертое измерение нашего мира мы не можем.

Но в наших силах дорожить им себе же на благо.

Учитывая это, расширим определение тайм-менеджмента:

Time Management – учёт, организация и контроль собственных временных ресурсов для повышения эффективности их использования в бизнесе, личной жизни.

Те, кто внедрил такой подход в свою жизнь, говорят: успевай больше, тратя меньше времени. Это перекликается с принципом эффективности – правилом Парето, больше известном, как соотношение 20/80.

Небольшой экскурс в историю

Если вы думаете, что тайм-менеджмент – управление временем возник в недалеком прошлом, то ошибаетесь. Над принципами организации своей жизни задумывались ещё два тысячелетия назад. Известный философ Сенека писал своему ученику и другу: «Так и поступай, мой Луцилий! Отвоюй себя для себя самого, береги и копи время, которое прежде у тебя отнимали или крали, которое зря проходило».

Древнеримский мыслитель предлагал вести учет потраченного времени за день и анализировать каждый отрезок по степени наполненности.

В эпоху возрождения, итальянский ученый Альберти вывел несколько правил контроля времени, которые легли в основу современного учения об эффективности:

  • Ежедневно составляй перечень дел и выполняй его.
  • Распределяй дела по убыванию – значимые делай первыми, менее важные – последними.

В 70-х годах 20 века теоретические принципы управления временем сформировались в практическую науку. В нашей стране популярность обрел метод хронометража биолога Любищева.

Ученый на протяжении 56 лет ежедневно записывал, сколько времени тратиться на работу, фиксировал потери. Каждый месяц составлял сводку и в конце года – отчет.

Это позволило с точностью до 10 минут оценивать любую предстоящую работу по времени исполнения, планировать проекты на месяцы и годы вперёд.

Интересный факт, последние 25 лет жизни Любищев, пользуясь хронометражом, работал более продуктивно, чем в молодости.

В 2007 году в Финансово-промышленном институте Москвы открылась кафедра тайм-менеджмента, на то время – первая в стране.

Преимущества и недостатки

Что же получает человек, научившийся управлять временным ресурсом:

  • Завершает начатые дела, проекты, решает поставленные задачи;
  • Добивается лучших результатов в профессиональной сфере и личной жизни;
  • Получает больше времени на отдых и занятия хобби;
  • Повышает мотивацию достигать большего в жизни, позитивно мыслит;
  • Эффективно борется с прокрастинацией – откладыванием дел на потом, избавляется от стрессов и неудач;
  • Имеет четкий план действий на день, неделю, месяц и годы;
  • Контролирует свою жизнь.

Много это или мало? Как в любой технологии личностного роста эффективность метода познается на практике. Не попробуешь – не узнаешь. Но обещанные «плюшки» мотивируют хотя бы частично применять принципы управления временем к себе.

Недостатки метода:

  • Парадокс высвобожденных ресурсов. Например, вы эффективно распланировали и выполнили все рабочие дела на день до 13-00. У вас остается ещё 4-5 часов рабочего времени. На что его тратить? Ярый тайм-менеджер начнет делать работу за следующий день, потом за неделю, ещё и ещё. В итоге – перегруз, стресс, усталость и другие побочные эффекты. Свободное время тратьте на свои проекты, хобби. Не нужно награждать себя за быстро сделанную работу дополнительной работой. Это прямой путь к выгоранию.
  • Психологически трудно придерживаться распорядка. Это напоминает историю фильма «День сурка». Как бороться с этим расскажем чуть дальше.
  • Форс-мажоры. О, эти приятели выбьют из седла кого угодно. В таких ситуациях первым делом устраняют непредвиденные проблемы, а потом возвращаются на исходную позицию, то есть к выполнению плана.

Виды

Выделяют три разновидности тайм-менеджмента:

  • Личный – он завязан на развитие человеческих качеств, навыков. Например, помогает правильно планировать день, организовать дела и хобби.
  • Профессиональный – он повышает продуктивность работы сотрудников за счет эффективной организации труда и контроля времени.
  • Социальный – он регулирует взаимоотношения людей в коллективе, социуме. Часто используется в корпоративной среде.

Основные понятия

Для понимания, как работает система, достаточно знать следующее:

  • Концепция управления временем – как мы понимаем, воспринимаем и организуем наши дела, задачи. Сначала нужно ответить себе на вопрос «зачем» учиться управлять своим временем, осознать ценность этого навыка и внедрить в свою жизнь основные принципы.
  • Методология – это алгоритм действий, которые позволяют эффективно выполнить задачу с наименьшими потерями.
  • Система – комплекс методов и подходов, которые обеспечивают максимально быстрое продвижение к цели.

Задачи

Когда человек что-либо не успевает сделать, проваливает проект или забывает важные события в личной жизни, он говорит сакральную фразу: «не хватает времени». Её можно слышать дома, в офисе, цеху, на улицах, в магазинах, интернете. Дефицит драгоценного ресурса порождает спешку, а та, не лучшая помощница в делах.

Однако времени, если к нему относится бережно, хватит на всё. Это – аксиома, которую вам докажет любой тайм-менеджер. Ученые установили, что 50-60% этого ресурса мы тратим впустую.

Половину дня прокрастинируем или пытаемся настроиться на работу, что не многим лучше.

Time Management – это набор методов, задача которых устранить посторонние раздражители и помочь сконцентрироваться на поставленной задаче.

Как управлять?

Вся система контроля времени держится на трех китах: расстановка приоритетов, распределение ресурсов и оптимизация рабочего процесса. Понимая только основу этих методик, можно улучшить свои навыки в управлении делами, а также развить хобби, высвободить время для саморазвития.

Главное – не загоняйте себя, будто беговую лошадь. Оставляйте часть ресурса и на беззаботный отдых.

Правила тайм-менеджмента

Планируйтедела на завтрашний день, неделю, месяц. Этот пункт имеет ключевое значение для успеха в любой сфере: бизнес, работа по найму, личностный рост. Все продвинутые люди имеют четкий план на будущее.

Вот несколько рекомендаций:

  • Записывайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике, который вы каждый день просматриваете. Пишите четкую формулировку: что нужно сделать. Например, позвонить Сергею в 10:30 и договориться о встрече.
  • Планируйте задачи. Составьте список дел и последовательно выполняйте их. Частая ошибка начинающих заключается в том, что записанные задачи просто игнорируются. Как будто они сами должны выполняться. Звучит смешно, но – делайте задачи из списка.
  • Разбивайте большие проекты на мелкие подзадачи, которые можно выполнить за 1-2 подхода.

Конкретизируйтерезультат.

Зачастую написать сразу, что вы хотите получить по итогам работы сложно. Однако в системе разработали эффективную формулу целеполагания – SMART.

Согласно формуле цель должна быть:

  • S (Specific) – конкретной;
  • M (Measurable) – измеримой;
  • A (Attainable) – достижимой;
  • R (Relevant) – актуальной;
  • T (Time-bound) – ограниченной по времени.

Конкретная цель должна четко указывать, какой результат вы получите в итоге. Например, «стать богатым» не годится. А вот «Заработать 1 000 000 рублей за 12 месяцев на собственном деле» – уже теплее. Расширить её можно конкретным описанием своего бизнеса, то есть за счет чего вы планируете заработать деньги.

Фиксируйте процесс. Когда вы поставили цели и распределили их по важности, самое время завести таблицу в Excel. В ячейках слева написать задачи, а столбцы пронумеровать по числам месяца. Сделали план на сегодня – отметили зеленым цветом, не сделали – красным, наполовину – желтым. Простая маркировка помогает понять при еженедельном и месячном анализе, какие задачи провисают.

Расставляйте приоритеты. Мало просто поставить цель, нужно определить срочность исполнения. Для этого можно пользоваться системой ABCD, то есть самое важное дело – A, менее значимое – D. Например, Брайан Трейси называет приоритетное дело – лягушкой и рекомендует съедать её на завтрак. То есть сложное и важное делать вперёд остальных.

Для тех, кто любит научный подход, существует принцип Парето: 20% усилий приносит 80% результата, а остальные – только 20%. Таким образом, выполняя минимум приоритетных дел каждый день, вы будете продвигаться к цели семимильными шагами.

Также хорош метод Эйзенхауэра, именуемый матрицей.

Дела разбиваются на 4 категории:

  • Важные и срочные задачи. Это те самые 20% действий, которые определяют прогресс в делах. Эти задачи психологически давят на человека, к ним он подходит со слишком завышенными ожиданиями. Нужно чуть отпустить себя, то есть не выдавливать 110%, а легко и комфортно работать на 80-90%. Удивительно, но сняв избыточные потенциалы, дела решаются намного быстрее.
  • Несрочные, но важные дела. Это квадрат успешного тайм-менеджера. Искусство управления временем заключается в том, чтобы важные дела сделать не срочными и тем самым снизить психологическое давление.
  • Неважные, но срочные задачи. Часто их лучше делегировать сотрудникам, для которых они будут находиться в первом или втором квадрате.
  • Несрочные и неважные дела. Эти задачи вычеркивайте из списка – не тратьте время.

Анализируйтеопыт. Все правила можно и нужно подстраивать под себя, поняв их основной принцип. Если что-то не работает – установите причину и найдите решение. Например, если вы работаете во фрилансе и развиваете проект-хобби, то список дел по заказам клиентов может оттеснять личные задачи. Устранить это можно, нарушив принцип системы – то есть смешать личные дела с заказами.

Отдыхайте. Управление временем включает и планирование отдыха, когда вы отключаетесь от рабочего поля, чтобы набраться сил, привести мысли в порядок или просто заняться любимым хобби.

Фишки тайм-менеджера

Многих пугает серьезный подход к планированию времени – записывать, фиксировать, анализировать и прочее. Это словечки для бизнеса, но не для личностного роста. Предлагаем ряд оригинальных техник эффективного использования ресурса – «без зауми»:

  • Работайте помидорами. Этот метод был разработан итальянским специалистом в конце 20 века. Чтобы выделить время на работу, он заводил механический таймер (в виде помидора) на 20 минут и занимался только одной задачей. Когда звенел таймер, он откладывал дела и отдыхал 5-10 минут. Потом снова принимался за работу. Попробуйте – эффективность зашкаливает.
  • Метод колбасы. Все знают, как незаметно слопать палку салями – нужно есть по маленькому кусочку. Также и с делами. Большую задачу нужно разделить на много мелких простых дел. Выполнив их все, вы победите и главное чудище.
  • Небольшие задачки, но каждый день. Самый действенный способ из всех существующих – не напрягаясь выполнять малые задачи повседневно. Особенно он хорош в личностном росте, когда важно внедрять новые эффективные навыки взамен старых.

Мифы тайм-менеджмента

Как любая методика, связанная с эффективностью, Time Management оброс мифами:

  • Управлять временем нельзя. Да, это невозможно в нашем мире или пока невозможно. Но система говорит не о физическом замедлении или ускорении времени, а о прагматичном и разумном подходе к личной эффективности. Мы не трогаем сам ресурс, а меняем к нему отношение.
  • Будет больше работы и меньше отдыха. Если награждать себя за выполненную быстро и эффективно задачу новой и новой работой, игнорируя отдых и хобби – выгорание и депрессия обеспечена.
  • Все делать по списку – это для роботов. Мы уже давно живем в обществе, где все систематизировано. Если вы не будете прописывать свои задачи, то этим займутся другие люди и пропишут вам обязанности, которые будут решать их задачи. Так что управлять своим временем – это выбор не роботов, а осознанных людей.

Что ещё почитать про Time Management?

Мы рекомендуем обязательно прочесть шедевры Брайна Трейси – эксперта в личностной эффективности. Например, «Результативный тайм-менеджмент». Также хорошо дополняются тему книги российского специалиста Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать».

На закуску обязательно прочтите «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» Д. Аллена.

Резюме

Мы рассмотрели, что такое эффективный тайм-менеджмент. Поняли, что напрямую управлять ресурсом нельзя, а можно только изменить отношение к нему. Зачем? Чтоб сделать свою жизнь продуктивной и счастливой. Привычка ценить время, как и любая другая, формируется за 20-30 дней. Всего месяц отделяет вас от успеха в делах – продержитесь!

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5bbc832224792200aa777723/taimmenedjment-kak-upravliat-vremenem-5cab3686bd3a3000b07388e6

Тайм-менеджмент: как научиться управлять своим временем?

Тайм-менеджмент: управление временем. Тайм-менеджмент: как научиться управлять своим временем

Жизнь порой задаёт очень высокий темп, и на нас сваливается куча дел. И хотя в сутках у всех одинаковое количество времени, не все используют его с пользой. Кто-то успевает и спортом позаниматься, и поработать, и уделить время саморазвитию и близким. А кто-то может проработать целый день и с удивлением обнаружить, что не сделал ничего важного.

Мы действительно хотим успевать всё. Спрос рождает предложение: появилось много книг о личной эффективности, курсов продуктивности и коучингов с тренингами успеха и мотивации. И ещё – системы тайм-менеджмента. Informburo.kz разбирается, что такое тайм-менеджмент, когда он помогает успевать делать всё, а когда оказывается бесполезным и неэффективным.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это способы управления временем, с помощью которых повышается эффективность его использования.

Существует множество разных систем организации времени: для загрузки персонала и расчёта часов работы используют одни подходы, для личных нужд – другие. Тайм-менеджмент помогает не только успевать делать рабочие задачи, но и уделять достаточно времени отдыху, спорту и общению с близкими.

Когда тайм-менеджмент бесполезен

Тайм-менеджмент важен тем, у кого есть возможность распределять время самостоятельно. Если вы работаете по чёткому графику, который никак не изменить, планировать удастся разве что выходные дни. Но есть и другие ситуации, в которых тайм-менеджмент бесполезен.

Тайм-менеджмент – это не волшебная таблетка, которая поможет успевать всё. Потому что на самом деле тайм-менеджмент – это не о том, что нужно успевать всё. Это о том, что нужно успевать важное, а от неважного – отказаться.

Тайм-менеджмент – это не средство мотивации. Управление временем не сделает вас продуктивнее и мотивация не упадёт с небес, если вам глубоко противно то, что вы делаете. Самое главное – убедитесь, что вы действительно хотите заниматься этими делами. Возможно, вам нужно менять свою профессиональную сферу, а не пытаться делать больше и лучше.

Тайм-менеджмент не гарантирует успеха. Некоторые коучи убеждают, что стоит лишь научиться их технике – и вы сразу разбогатеете, решите проблемы в семье, начнёте заниматься спортом.

Но это так не работает. Тайм-менеджмент – всего лишь инструмент, который бесполезен без ваших усилий.

Это как купить ручку, которой записывал идеи великий писатель, и надеяться, что эти идеи теперь станут приходить к вам.

Техники тайм-менеджмента не универсальны, они подходят не всем. Любая авторская методика – это лишь опыт её создателя. Но мы индивидуальны, поэтому не все способы и не всегда получится применить.

Если методика не работает, то не надо себя насиловать – просто поищите другую. А ещё лучше – понаблюдайте за собой. Вы лучше всех знаете себя и то, как вам удобнее работать.

Кто-то продуктивен в первой половине дня, кто-то – вечером или даже ночью.

Тайм-менеджмент не заставляет вас превозмогать себя. Вставать в 5 утра или спать по 4 часа и чувствовать себя плохо – это не тайм-менеджмент. Кроме того, не укоряйте себя, если сразу не получается решать задачи эффективно. Разрешите себе ошибаться. Не подойдут одни способы – попробуете другие. Так можно.

Как управлять временем

В тайм-менеджменте есть разные техники и инструменты. Они помогают на разных этапах: планирования, расстановки приоритетов, оценки результата.

Планируйте: ставьте цели и задачи

Планирование – важная часть управления временем и повышения эффективности. Планировать можно либо вечером на следующий день, либо в начале дня. При планировании важно разделять цели и задачи. Цель – общая и глобальная.

Цели разбиваются на небольшие и конкретные задачи. Например, цель – сдать квартальную отчётность.

Разбиваем её на небольшие конкретные задачи: собрать данные за 3 месяца, свести их в таблице, создать графики динамики, сделать презентацию.

Составляйте списки задач на день и более длительные периоды – неделю или месяц. Для каждой задачи нужно определять срок, к которому её нужно выполнить. Для этого можно использовать бумажные или электронные планировщики. Подойдут ежедневник, доска со стикерами или приложения для планирования – например, Trello или Wunderlist.

Так выглядит доска задач в Trello – это электронный аналог доски со стикерами. Списки и карточки можно организовать так, как вам удобно.

Задачу также можно разбить на этапы и отмечать, когда выполнили каждый. Кроме того, для задачи нужно определить срок и стараться не передвигать его. Время всегда берите с запасом: нужно 3 дня – заложите 4. Всё всегда идёт не так, как мы планируем.

Расставляйте приоритеты

Вы можете записать десятки задач. Для них нужно определить приоритетность, а от некоторых, возможно, даже отказаться совсем.

Для расстановки приоритетов есть два популярных способа: ABC и матрица Эйзенхауэра.

Метод ABC

Возьмите список задач и поставьте для каждой уровень приоритетности буквами A,B,C (некоторые прибегают также и к буквам D и E).

  • A – важные и срочные задачи, высший приоритет в выполнении. Это те дела, невыполнение или откладывание которых может иметь неприятные или серьёзные последствия. Например, исправить ошибку, из-за которой перестал работать сайт, особенно если от промедления бизнес теряет деньги.
  • В – важные, но несрочные задачи или те, невыполнение которых не приведёт к серьёзным последствиям. Пример – внедрить разработку, которая поможет увеличить продажи. Это важно, но если чуть сдвинуть её – вряд ли произойдёт что-то непоправимое.
  • С – задачи, которые было бы неплохо выполнить: провести вечер с друзьями или устроить ужин для жены.

К уровню D относят задачи, которые можно делегировать подчинённым, а к E – от которых стоит отказаться вообще.

Матрица Эйзенхауэра

Метод назван по имени его создателя – президента США Дуайта Эйзенхауэра. Задач у него было очень много, поэтому он расставлял их приоритетность, распределяя по категориям:

  • срочные, важные;
  • важные, несрочные;
  • срочные, неважные;
  • неважные, несрочные.

Лист делится на 4 квадрата, в которые и вписываются задачи.

Матрица Эйзенхауэра: 4 квадрата с разной срочностью и важностью. Некоторые бумажные планировщики выпускают уже разлинованными на такие квадраты.

Срочные и важные выполняйте в первую очередь. Они имеют прямое значение для вас и будущего, их нельзя кому-то делегировать. Важные, но несрочные можно спокойно и комфортно выполнять самому или передать подчинённым и сотрудничать с ними в ходе их выполнения. Срочные и неважные старайтесь передать другим. От несрочных и неважных стоит отказаться совсем.

Удобнее всего расставлять приоритет задач сразу же, когда вы их вносите в планировщик, – так в него не попадёт ничего лишнего.

Выполняйте задачи

Запланировать задачи и определить их приоритет – только половина работы. Теперь нужно их выполнить.

Тем более обычно всё идет не по плану: сыплются новые задачи, мы прокрастинируем, не учитываем какие-то нюансы, которые в итоге сдвигают сроки задачи, и вместе с этим двигают и последующие задачи.

Всё предусмотреть не получится, но кое-что всё равно можно учесть, чтобы свести помехи к минимуму.

Не пытайтесь решать несколько задач одновременно

Мозг – не многозадачный компьютер. Мы не ускоряем процесс, если пытаемся сделать всё одновременно, а распыляемся между задачами. Отвлекаемся, упускаем важное, замедляемся, стрессуем, постоянно переключаемся между задачами и вникаем в них каждый раз заново.

Уберите то, что мешает сконцентрироваться на задаче

Закройте соцсети и мессенджеры, отключите звук на телефоне, приберитесь на рабочем месте. Если работаете дома, то выберите время и место, когда вас не будут отвлекать члены семьи. Иначе будете распылять внимание или вовсе станете прокрастинировать.

Не бросайтесь сразу выполнять новые задачи

Для начала определите их приоритетность. Если вы вклините новую задачу, то не успеете сделать запланированные – а среди них могут быть и важные. Как правило, ничего не случится, если согласовать с коллегами, что новую задачу вы выполните завтра. Не так много задач, которые нужно бросаться делать сразу же.

Научитесь отказывать

Не все задачи и проекты вообще стоит брать на себя. Иногда на нас пытаются свалить то, чем мы вообще не должны заниматься. Иногда просто нет смысла брать новый проект, если на него нет времени и вы не хотите отказаться от других. Даже если вас будет слёзно умолять лучший друг. У каждого есть право на “нет”, помните об этом.

Работайте так, как вам удобнее

Мы все очень разные. У нас разные темпераменты, происходят разные события в жизни, мы активны в разное время и по-разному.

Например, если вам сложно долго концентрироваться на задаче – попробуйте технику “Помидор”. Она названа так в честь кухонного таймера в виде помидорки, который отсчитывает 25 минут.

Запустите таймер на 25 минут и занимайтесь это время только работой. Затем перерыв 5 или 10 минут.

И если у вас есть возможность поменять рабочий график под себя – не отказывайтесь от нее.

Оценивайте результат

Выполнили задачу – проанализируйте, что было хорошо, а что нет. Возможно, какие-то инструменты тайм-менеджмента вам не подходят. Техника “Помидор” не сделает вас продуктивным, если вам удобнее поработать полтора-два часа, а затем сделать хороший перерыв.

Обратите внимание, что мешало выполнению задачи: устали, отвлекались на почту или подпевали любимому исполнителю. В следующий раз попробуйте исключить раздражители.

Отдыхайте

Важная составляющая тайм-менеджмента – отдых. Планируйте короткие перерывы в течение дня, определите время, после которого не будете заниматься работой. Постарайтесь полноценно отдыхать в выходные и не брать работу на дом. Никто не может быть продуктивным 24/7. Нам нужно отдыхать и восполнять ресурсы. Включите в своё расписание тренировки, время с близкими и полноценный сон.

А ещё учтите, что после аврала вам понадобится больше времени на восстановление.

Не забывайте о важном

Помимо рабочих задач, проектов и карьеры, в жизни ещё много всего удивительного и прекрасного. Так ли уж нужно брать восьмой проект для престижной компании или заработать на новейший автомобиль, если это лишит вас времени с детьми и любимыми? Не забывайте, что не всё измеряется деньгами и успехом. Планируйте так, чтобы потом не жалеть, что пропустили что-то очень важное для себя.

Источник: https://informburo.kz/cards/taym-menedzhment-kak-nauchitsya-upravlyat-svoim-vremenem.html

Тайм-менеджмент: 21 совет как эффективно управлять своим временем

Тайм-менеджмент: управление временем. Тайм-менеджмент: как научиться управлять своим временем

Многие наши современники стремятся к гипер-продуктивности.

Наверняка, вы знаете людей, которые снуют от задачи к задаче, постоянно проверяют электронную почту, что-то организовывают, куда-то звонят, выполняют поручения и т.д.

Люди, которые это делают, часто разделяют мнение, что «быть постоянно занятым» означает, что вы упорно трудитесь и становитесь все более успешным.

Такое убеждение может быть справедливо лишь до определенной степени, и оно часто приводит к бессмысленной «производительности», то есть к постоянной потребности что-то делать и к склонности тратить время на мелкие задачи. Но лучше применить другой подход.

Работать надо умнее, а не усерднее

Старая пословица гласит, что работать надо умнее, а не усерднее. Это утверждение следует брать за основу при подходе к работе любого рода.

Вместо роботизированного подхода к решению задач, необходимо задаться вопросом, что можно сделать более рационально или вовсе исключить из списка намеченных дел.

Эффективно управляя своим временем, вы не задаетесь вопросом, как можно выполнить больше задач за день, а стараетесь упростить и ускорить процесс, чтобы избежать перенапряжения.

Речь идет о высвобождении места в вашей жизни для отдыха и приятного времяпрепровождения.

В сутках действительно достаточное количество часов, чтобы заняться всем, чего бы вы хотели, но это время нужно выявить.

21 совет по управлению временем

Мы надеемся, что этот список из 21 совета подтолкнет вас в правильном направлении.

Помните о том, что есть бесчисленные фишки и уловки, чтобы эффективно планировать свое время. Мы находим эти советы полезными, хотя у вас может быть свое мнение по этому поводу.

Пусть этот список послужит катализатором, чтобы вы регулярно думали о том, как повысить результативность собственного труда.

1. Главное внимание главным вещам

Самые важные задачи выполняйте в первую очередь. Это золотое правило тайм-менеджмента. Ежедневно определяйте два-три задачи, которые находятся в приоритете и выполняйте их в первую очередь.

Как только вы их завершите, день уже можно считать успешным. Переходите к другим вещам или отложите остальное не следующий день, ведь самые важные дела вы уже совершили.

2. Научитесь говорить «нет»

Решение большого количества задач за ограниченное временя может научить вас жонглировать различными проектами и управлять своим временем. И это превосходно.

Но здесь легко можно увлечься и не рассчитать свои возможности. Ваша цель состоит в том, чтобы взвалить на себя лишь те обязательства, на которые вы точно знаете, что у вас есть время, и вы с ними справитесь.

3. Уделяйте сну, по крайней мере, 7-8 часов

Некоторые люди думают, что жертвовать сном это хороший способ увеличить производительность и высвободить пару дополнительных часов в сутках. Но это не тот случай.

Большинство из нас нуждаются в 7-8 часах сна, чтобы и тело, и разум функционировали оптимально. Вы это почувствуете, прислушайтесь к своему организму. Не стоит недооценивать значение сна.

4. Полностью сконцентрируйтесь на поставленной задаче

Закройте все остальные окна браузера. Положите телефон в беззвучном режиме вне поля зрения. Найдите себе тихое укромное место для работы или включите музыку, если она вам помогает (мне, например, иногда нравится слушать классическую музыку или звуки природы).

Сконцентрируйтесь на одной-единственной задаче, погрузитесь в нее. Ничто другое не должно существовать в этот момент.

5. Начните раньше

Почти все из нас страдают синдромом «откладывания на потом». Кажется, задача настолько простая, что вы всегда успеете ее выполнить и в конечном итоге затягиваете время.

Избавляйтесь от хронической прокрастинации, так как гораздо приятнее избежать перенапряжения, заранее выполнив запланированные дела. Это не так сложно, достаточно вашей твердой решимости.

6. Не отвлекайтесь на второстепенные детали

Мы часто затягиваем проекты, слишком долго зацикливаясь на мелких деталях. Это характерно для перфекционистов.

Но гораздо эффективнее продвигаться вперед, выполнить больший объем проекта, отбросив прежнее желание во что-то постоянно углубляться. Лучше поскорее все выполнить, а по завершении пересмотреть отдельные моменты.

7. Превращайте в привычку регулярные задачи

Если у вас есть регулярные обязанности, (например, написание статей для собственного блога и т.д.) вы можете их планировать и сделать своей привычкой. Делайте это ежедневно и не меняйте распорядка, тогда ваш мозг дисциплинируется и занятие превратится в привычку. Оно становится вполне естественным и приятным. Попробуйте!

8. Контролируйте количество времени, потраченное на ТВ / Интернет / игры

Время, проведенное в соцсетях, за играми или просмотром телевизора может и должно подвергаться контролю. Попробуйте определить для себя количество часов, проведенных за перечисленными занятиями. Как правило, они отвлекают вас гораздо больше, чем вы хотели бы.

9. Определяйте временной лимит для каждой задачи

Вместо того, чтобы просто сидеть над проектом с мыслью: «я просижу здесь, пока все не выполню», попробуйте перефразировать: «я поработаю над этим заданием три часа».

Ограниченность во время подтолкнет вас к сосредоточенности и большей эффективности, даже если немного позже вы вернетесь и доработаете.

10. Оставляйте временной зазор между задачами

Когда мы несемся от задачи к задаче, нам сложно оценивать свои действия и оставаться сосредоточенными и мотивированными.

Перерыв между делами может стать глотком свежего воздуха для нашего мозга. Вы можете недолго прогуляться, помедитировать или сделайте что-нибудь другое для умственной разгрузки.

11. Не думайте о тотальности списка ваших дел

Один из самых надежных способов сокрушить себя, это подумать о громадности списка дел. Сколько бы вы о нем ни думали, короче он не станет.

В конкретный момент времени необходимо сосредоточиться на одном деле. Это одна-единственная задача. Выполняйте все поэтапно. Сохраняйте спокойствие.

12. Физические упражнения и питание

Многочисленные исследования связывают производительность труда со здоровым образом жизни. Достаточное количество сна, физические упражнения и здоровое питание повышают уровень энергетического заряда, очищают разум и позволяют вам легче сосредоточиться.

13. Делайте меньше

«Делайте меньше» это еще один способ сказать «делайте то, что важнее всего». Такая тактика опять-таки подразумевает сосредоточение на наиболее значимых вещах.

Остановитесь, определите первостепенность задач и уделите им внимание. Выполните меньшее количество дел, но они должны быть приоритетными и иметь большую ценность, чем остальные.

14. Используйте выходные, но не переусердствуйте

Если поразмыслить, вы удивитесь, обнаружив насколько можно уменьшить нагрузку в течение недели, немного поработав в выходные дни. Всего лишь 2-4 часа в день. Ваш досуг почти не пострадает.

15. Систематизируйте процесс

Организованность сэкономит вам массу времени, и для этого вам не обязательно становиться самым организованным человеком в мире. Систематизировать свой труд совсем не сложно.

Создайте систему в регистрации документов. Убедитесь, что все элементы сохраняются соответствующим образом. Отпишитесь от ненужных рассылок и разгрузите свою электронную почту. Оптимизируйте, упорядочивайте и рационализируйте.

16. Заполняйте свободное время

Как правило, у каждого есть незаполненное время. Это часы, проведенные в залах ожидания, в магазинных очередях, в общественном транспорте, на эллиптических тренажерах и т.д.
Найдите вещи, которые вы могли бы при этом делать. Чаще всего подойдет чтение, и не забывайте об аудиокнигах, которые можно слушать во время ожидания.

17. Изолируйтесь

Никаких отвлечений, никаких оправданий. Иногда единственный способ что-то сделать, это закрыться у себя в комнате. Изолированность многим помогает.

18. Придерживайтесь плана действий

Отчасти мы об этом упоминали, но не лишним будет повторить. Не отклоняйтесь от намеченного плана!

Решительно придерживайтесь запланированных дел, будьте профессионалом и идите до конца. Твердая воля и непоколебимость приведут вас к намеченной цели.

19. Связанные задачи выполняйте вместе

Допустим, что за выходные вам нужно сделать два задания по программированию, написать три эссе и снять два видео. Вместо того, чтобы браться за работу в спонтанном порядке, определите группы подобных задач и выполняйте их последовательно.

Различные задачи требуют различного типа мышления, поэтому имеет смысл позволить своему мозгу продолжить выполнять типовые задания, а не переключаться лишний раз на что-то иное.

20. Находите время для тишины

В современном мире слишком многие люди постоянно находятся в движении и не находят времени, чтобы просто остановиться. Тем не менее, практика тишины обладает удивительным эффектом. И действие, и бездействие должны играть ключевую роль в нашей жизни.

Состояние покоя и тишины уменьшает беспокойство и показывает, что нет никакой необходимости в постоянной спешке. Это также помогает сделать работу более приятной.

21. Исключайте несущественное

Косвенно мы уже касались этого аспекта, но это один из самых полезных советов, который вы можете для себя почерпнуть.

Наша жизнь перезаполнена. Когда мы определяем лишнее и избавляемся от него, то нам становимся ясно, что наиболее значимо и больше всего заслуживает нашего времени.

И последний совет (очень важный)

Отметим еще один совет. Если вы что-нибудь запомните из этого списка, то пусть это будет следующее:
Целью всегда должно быть удовольствие. Работа может быть игрой.

Мы настолько погружены в занятость, что забываем наслаждаться тем, что делаем. Даже когда мы подходим к работе с умом, часто мы слишком сосредоточены на достижении цели.

Это никогда не должно быть на первом месте. Всегда спрашивайте себя: что я могу сделать, чтобы получить больше удовольствия от процесса?

Цель состоит в таком упорядочивании своих обязательств, чтобы ваша повседневная жизнь протекала в удовольствии, даже когда вы работаете.

Это может показаться несбыточной мечтой, но в современном мире это реальнее чем когда-либо. Будьте любознательны и открыты для новых возможностей. Познавайте себя.

С вами начнут происходить замечательные вещи. Мы желаем вам удачи и реализации этих советов!

Источник: https://cameralabs.org/4979-tajm-menedzhment-21-sovet-kak-effektivno-upravlyat-svoim-vremenem

Все по закону
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: